Αρθρογραφία

Η ΑΡΧΗ ΤΟΥ 80/20

Γνωστή και ως αρχή Pareto ή κανόνας του 80/20 , υποστηρίζει ότι περίπου το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των αιτιών. Η αρχή αυτή πήρε το όνομά της από τον VilfredoPareto, έναν Ιταλό οικονομολόγο του 19ου αιώνα , ο οποίος αρχικά παρατήρησε στο κτήμα του ότι το 20% των φυτών του μπιζελιού παρήγαγε το 80% των καρπών . Αυτή η ανακάλυψη τον ώθησε να εξετάσει αν παρόμοια ανισοκατανομή εμφανίζεται και αλλού. Πράγματι, στη μελέτη του Cours d’économiepolitique (1906) διαπίστωσε ότι περίπου το 80% της γης στην Ιταλία ανήκε στο 20% του πληθυσμού , ενώ παράλληλα το 80% του εισοδήματος προερχόταν από το ίδιο 20% . Ο Pareto συνέλεξε στοιχεία και από άλλες χώρες, με έκπληξη βλέποντας ότι αυτή η ανισομερής κατανομή επαναλαμβανόταν .Τις επόμενες δεκαετίες, η αρχή 80/20 βρήκε εφαρμογή στη διοίκηση και την ποιότητα. Ο ειδικός της ποιότητας Joseph M. Juran πρότεινε πρώτος τη γενίκευση του φαινομένου και του έδωσε το όνομα του Pareto, εισάγοντάς το στο management τη δεκαετία του 1940 .Έκτοτε, η αρχή Pareto έχει καθιερωθεί σχεδόν ως αξίωμα σε πολλούς κλάδους , αφούπχ στις πωλήσεις λέγεται πως «το 80% των πωλήσεων προέρχεται από το 20% των πελατών» . Αν και το ποσοστό 80/20 είναι ενδεικτικό και όχι ένας απόλυτος μαθηματικός νόμος, εκφράζει τη συχνή εμφάνιση κατανομών τύπου powerlaw σε φυσικά φαινόμενα, οικονομίες και επιχειρήσεις.Στο περιβάλλον μιας επιχείρησης και ιδιαίτερα για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) που έχουν περιορισμένους πόρους η αρχή 80/20 μπορεί να αποτελέσει πολύτιμο οδηγό για βελτιστοποίηση της απόδοσης. Εφαρμόζοντάς την, οι επιχειρηματίες μπορούν να εντοπίσουν ποιοι παράγοντες (προϊόντα, πελάτες, αγορές, δραστηριότητες) είναι οι πιο αποδοτικοί και να εστιάσουν τους πόρους τους εκεί που αποδίδουν περισσότερο .Αναλυτικότερα:Πελατολόγιο: Το 20% των πελατών αποφέρει περίπου το 80% των συνολικών πωλήσεων μιας εταιρείας. Συχνά αυτοί οι «πιστοί» ή «μεγάλοι» πελάτες είναι που καθορίζουν την ευημερία της επιχείρησης. Επίσης, περίπου το 80% των καθαρών κερδών μπορεί να προέρχεται από το 20% των πελατών , αν και δεν είναι απαραίτητα το ίδιο ακριβώς 20% που φέρνει τον τζίρο, καθώς παίζει ρόλο και το περιθώριο κέρδους κάθε πελάτη .Προϊόντα/Υπηρεσίες: Το 20% των προϊόντων μιας εταιρείας μπορεί να αντιστοιχεί στο 80% των αποθεμάτων ή των πωλήσεων της. Αναγνωρίζοντας αυτά τα προϊόντα, η επιχείρηση μπορεί να τα προωθήσει περισσότερο ή να επενδύσει στην περαιτέρω βελτίωσή τους. Εστιάζοντας λοιπόν σε αυτά, μπορούμε να πετύχουμε περισσότερα κέρδη με λιγότερους πόρους όπως διοχετεύοντας το μεγαλύτερο μέρος του διαφημιστικού budget στα best-sellersπροϊόντα ή υπηρεσίες μας.Marketing και διαφήμιση: Ακόμα και στις καμπάνιες προώθησης, παρατηρείται ότι το 20% της διαφήμισης αποδίδει το 80% των αποτελεσμάτων της εκστρατείας . Για μια μικρή επιχείρηση με περιορισμένο διαφημιστικό προϋπολογισμό, το μήνυμα της αρχής 80/20 είναι να βρει ποιο κανάλι ή ποιο μήνυμα αποδίδει περισσότερο (π.χ. μια συγκεκριμένη πλατφόρμα socialmedia, ή μια συγκεκριμένη διαφήμιση που φέρνει τη μερίδα του λέοντος των πελατών) και να επικεντρωθεί εκεί. Αν, για παράδειγμα, μια επιχείρηση διαπιστώσει ότι η διαφήμιση στο Facebook της φέρνει το 80% των νέων πελατών με μόλις το 20% της συνολικής διαφημιστικής δαπάνης, τότε ενδείκνυται να επενδύσει περισσότερο σε αυτήν την πλατφόρμα.Εξυπηρέτηση πελατών και ποιότητα: Η αρχή 80/20 βοηθά και στην βελτίωση της ποιότητας υπηρεσιών. Συχνά το 80% των παραπόνων των πελατών αφορά μόλις το 20% των προϊόντων ή υπηρεσιών . Αυτό είναι κρίσιμο εύρημα αφούκαταδεικνύει ότι εντοπίζοντας εκείνες τις λίγες υπηρεσίες που δημιουργούν τα περισσότερα παράπονα, η επιχείρηση μπορεί να δράσει διορθωτικά. Για παράδειγμα, αν μια συγκεκριμένη υπηρεσία ή προϊόν παράγει δυσανάλογα πολλά προβλήματα, ο επιχειρηματίας μπορεί είτε να βελτιώσει την ποιότητά του, είτε ακόμη και να το καταργήσει αν κρίνεται ασύμφορο, είτε να αναθέσει αυτό το κομμάτι σε κάποιον συνεργάτη . Με αυτό τον τρόπο μειώνονται οι δυσαρεστημένοι πελάτες και εξοικονομούνται πόροι αφού υπάρχει λιγότερος χρόνος σε διαχείριση παραπόνων, λιγότερο κόστος υποστήριξης, άρα βελτίωση της αποδοτικότητας .Πάμε και στα αμιγώς δικά μας , όπου πιο συγκεκριμένα, στη ανάλυση εσόδων και πελατών, όπως ήδη αναφέρθηκε, ένα μικρό ποσοστό πελατών (20%) συχνά φέρνει το μεγαλύτερο μέρος των πωλήσεων (80%) . Ο λογιστής μιας επιχείρησης ή ακόμη ένα αξιόπιστο ERPλογισμικό, μπορεί να δημιουργήσει αναφορές πωλήσεων κατά πελάτη. Αυτή η πληροφορία είναι κρίσιμη για τους επιχειρηματίες καθώς γνωρίζοντας ποιοι είναι οι “πελάτες-κλειδιά”, η επιχείρηση μπορεί να στοχεύσει στην διατήρηση και ικανοποίησή τους (π.χ. μέσω προγραμμάτων επιβράβευσης, εξατομικευμένης εξυπηρέτησης) διότι από αυτούς εξαρτάται δυσανάλογα μεγάλο ποσοστό του τζίρου. Παράλληλα, η επιχείρηση μπορεί να επανεξετάσει πόρους που αφιερώνει σε πελάτες εκτός αυτού του 20%.Η αρχή εφαρμόζεται και στην ανάλυση προϊόντων ή υπηρεσιών. Ο επιχειρηματίας μέσω του λογιστή ή ERP,  μπορεί να εξετάσει την κερδοφορία ανά προϊόν/γραμμή υπηρεσίας και να ανακαλύψει ότι, για παράδειγμα, μόνο 2 στα 10 προϊόντα συνεισφέρουν το 80% των συνολικών κερδών. Αυτό διαφέρει ελαφρώς από την ανάλυση των πωλήσεων, καθώς λαμβάνει υπόψη το κόστος και το περιθώριο κέρδους. Έτσι, μπορεί κάποιο προϊόν να έχει μεγάλο όγκο πωλήσεων αλλά μικρό περιθώριο κέρδους, ενώ ένα άλλο να έχει λιγότερες πωλήσεις αλλά υψηλή κερδοφορία. Στον τομέα των εξόδων, η αρχή 80/20 είναι εξίσου αποκαλυπτική. Συχνά το 20% των κατηγοριών εξόδων αντιστοιχεί στο 80% των συνολικών δαπανών μιας επιχείρησης. Μπορούν με ένα απλό αρχείο excelνα ταξινομηθούν τα έξοδα από το μεγαλύτερο προς το μικρότερο, ώστε να φανεί καθαρά ποιες δαπάνες «κυριαρχούν» στον προϋπολογισμό. Για παράδειγμα, αν το κόστος προμηθειών πρώτων υλών αποτελεί το 50% του συνολικού κόστους, μια έκπτωση ή καλύτερη διαπραγμάτευση τιμών σε αυτό το 20% των προμηθευτών θα φέρει πολύ μεγαλύτερη μείωση δαπανών απ’ ό,τι η προσπάθεια μείωσης σε γραφική ύλη ή λοιπά μικροέξοδα.Όπως αναφέραμε ήδη, το 80% της αξίας των αποθεμάτων μπορεί να βρίσκεται στο 20% των ειδών . Για μια εμπορική επιχείρηση , αυτό σημαίνει να δίνεται προτεραιότητα στη διασφάλιση ότι τα best-seller προϊόντα είναι πάντα επαρκώς εφοδιασμένα, μιας και η έλλειψή τους θα επηρεάσει δυσανάλογα τον κύκλο εργασιών. Αντίθετα, για τα slow-moving προϊόντα (που συνεισφέρουν λίγο στις πωλήσεις), μπορεί να διατηρούνται σε χαμηλότερα αποθέματα για εξοικονόμηση χώρου και κεφαλαίου.Στον τομέα των εισπράξεων και της πιστωτικής πολιτικής, η αρχή 80/20 μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εντοπίσει κινδύνους αλλά και ευκαιρίες. Για παράδειγμα, το 20% των πελατών ίσως ευθύνεται για το 80% των καθυστερημένων οφειλών (υπερήμερες απαιτήσεις). Αυτό υποδεικνύει ότι η οικονομική διεύθυνση θα πρέπει να επικεντρωθεί σε αυτούς τους λίγους πελάτες ως προς την διαχείριση πιστώσεων , όπως π.χ. πιο αυστηρή πολιτική πληρωμών ή ειδικές ρυθμίσεις , διότι εκεί βρίσκεται το μεγαλύτερο πρόβλημα ρευστότητας. Αντιστρόφως, μπορεί να διαπιστωθεί ότι το 20% των πελατών προσφέρει το 80% των ταμειακών ροών (οι πιο συνεπείς και μεγάλοι πελάτες). Αυτούς ίσως αξίζει να τους επιβραβεύσετε (π.χ. με μια μικρή έκπτωση έγκαιρης πληρωμής) γιατί είναι κρίσιμοι για τη ρευστότητα σας.Σε συνέχεια προηγούμενων άρθρων , όπου τονίσαμε πόσο σημαντική είναι η χρήση της τεχνολογίας , θα επαναλάβουμε ότι το σύγχρονο επιχειρείν επιβάλλει οι επιχειρηματίες να χρησιμοποιούν έξυπνες εφαρμογές. Όλα όσα σας ανέφερα παραπάνω μπορούν να γίνουν και με μια εφαρμογή στο κινητό σας τηλέφωνο.Η αρχή 80/20 λοιπόν ,δεν είναι απλώς μια θεωρητική ιδέα, αλλά ένας πρακτικός οδηγός που μπορεί να βοηθήσει τον ιδιοκτήτη μιας μικρομεσαίας επιχείρησης στην καθημερινή λήψη αποφάσεων. Το κεντρικό μήνυμα είναι ξεκάθαρο: εντοπίστε πού βρίσκεται το μεγαλύτερο μέρος του αποτελέσματος και δώστε έμφαση εκεί. Αυξημένη προσοχή σε δύο πράγματα: Πρώτον, η αγορά, οι πελάτες και τα προϊόντα εξελίσσονται. Συνεπώς, η εφαρμογή της αρχής απαιτεί συνεχή παρακολούθηση. Επανεξετάζετε ανά διαστήματα (π.χ. ανά τρίμηνο) τα δεδομένα σας , καθώς μπορεί οι κορυφαίοι πελάτες σας να αλλάξουν με τον καιρό ή ένα προϊόν να ξεπεραστεί από κάποια νέα τάση. Επίσης , παρότι το 80/20 υποδεικνύει πού να δώσουμε έμφαση, πρέπει να είμαστε ενήμεροι και για το ρίσκο που συνεπάγεται η μεγάλη συγκέντρωση. Αν π.χ. το 80% των εσόδων σας προέρχεται από έναν-δύο μεγάλους πελάτες, αυτό σας κάνει ευάλωτους καθώς μια αποχώρηση ή πτώση αυτών των πελατών θα έχει τεράστιο αντίκτυπο στα οικονομικά σας. Συνεπώς, ενώ αξιοποιείτε τον κανόνα 80/20 για αποδοτικότητα, φροντίστε παράλληλα να διαχειριστείτε το ρίσκο. Αυτό μπορεί να σημαίνει να διαφοροποιήσετε εν μέρει το πελατολόγιό σας (π.χ. να αναπτύξετε σταδιακά και άλλους πελάτες ώστε να μην εξαρτάστε απόλυτα από λίγους) ή να έχετε εναλλακτικές για τα κορυφαία προϊόντα σας. Με άλλα λόγια, κρατήστε μια ισορροπία: η αρχή 80/20 είναι εργαλείο συγκέντρωσης πόρων, όχι ευαγγέλιο.Η αρχή 80/20 μπορεί να λειτουργήσει ως πυξίδα στρατηγικής για τον Έλληνα μικρομεσαίο επιχειρηματία. Σε μια αγορά απαιτητική όπως η ελληνική, όπου οι επιχειρηματίες συχνά παλεύουν με περιορισμένη ρευστότητα και έντονο ανταγωνισμό, το να κάνεις περισσότερα με λιγότερα , είναι ζωτικής σημασίας. Η αρχή Pareto μας βοηθά να δουλεύουμε πιο έξυπνα, όχι απαραιτήτως πιο σκληρά, επικεντρώνοντας την ενέργεια εκεί όπου πραγματικά μετράει. Εφαρμόστε την λοιπόν στην επιχείρησή σας και θα εκπλαγείτε από το πόσο πρακτική αξία μπορεί να έχει στην αύξηση της αποδοτικότητας και της κερδοφορίας σας.*Για την σύνταξη και διόρθωση του παρόντος, έγινε χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης.*Ο Βασίλης Βογιατζής MSc , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.

«Ναι, αλλά εγώ δεν διαβάζω τα email μου»

Η παραπάνω φράση δεν είναι απλώς μια αθώα παραδοχή ,αποτυπώνει την απροθυμία ή μήπως την αδυναμία (;) ορισμένων επιχειρηματιών να ασχοληθούν με την ηλεκτρονική τους αλληλογραφία, συνήθως με την επίκληση της έλλειψης χρόνου. Γιατί, λοιπόν, αρκετοί επαγγελματίες αποφεύγουν τα email τους; Μήπως τελικά ο χρόνος δεν είναι το πραγματικό πρόβλημα;Τα στοιχεία της Eurostat αποκαλύπτουν ότι μόλις 52,4% των Ελλήνων πολιτών ηλικίας 16-74 διαθέτουν τουλάχιστον βασικές ψηφιακές δεξιότητες, έναντι περίπου 56% του μέσου όρου στην ΕΕ . Με άλλα λόγια, σχεδόν ένας στους δύο Έλληνες δεν διαθέτει τις απαραίτητες γνώσεις για να αξιοποιεί αποτελεσματικά τεχνολογίες όπως email, προγράμματα υπολογιστών ή ψηφιακές εφαρμογές . Η χώρα μας κατατάσσεται στη δεκάδα των χαμηλότερων επιδόσεων στην Ευρώπη σε αυτόν τον δείκτη , όταν χώρες όπως η Ολλανδία και η Φινλανδία ξεπερνούν το 80% στον πληθυσμό με βασικές δεξιότητες. Αν και τα τελευταία χρόνια παρατηρείται βελτίωση , το πρόβλημα του ψηφιακού αναλφαβητισμού παραμένει. Ειδικότερα, οι μεγαλύτερες ηλικίες και οι κάτοχοι μικρών επιχειρήσεων που ανήκουν σε αυτές, εμφανίζουν υστέρηση στην εξοικείωση με την τεχνολογία. Στην Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου , μια κατεξοχήν τουριστική περιοχή με εκατοντάδες μικρές οικογενειακές επιχειρήσεις ,παρότι η διείσδυση του διαδικτύου στα νησιά πλησιάζει πλέον τον εθνικό μέσο όρο, πολλές επιχειρήσεις συνεχίζουν να βασίζονται περισσότερο στο τηλέφωνο και την δια ζώσης επαφή, παρά στο email ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, για την επικοινωνία με πελάτες και συνεργάτες. Ωστόσο, τα δεδομένα υποδεικνύουν ότι ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν μπορεί να περιμένει: για παράδειγμα, μόλις 43,3% των ελληνικών μικρομεσαίων επιχειρήσεων έχει επιτύχει ένα βασικό επίπεδο χρήσης ψηφιακών τεχνολογιών , ποσοστό σημαντικά χαμηλότερο από τον ευρωπαϊκό μέσο όρο (57,7%) . Η “ψηφιακή υστέρηση” αυτή μεταφράζεται σε χαμένες ευκαιρίες επικοινωνίας αλλά και ανταγωνιστικότητας.Η εικόνα δεν είναι καλύτερη όταν μιλάμε για χρηματοοικονομικές δεξιότητες. Σύμφωνα με το Ινστιτούτο Χρηματοοικονομικού Αλφαβητισμού, το επίπεδο χρηματοοικονομικής παιδείας στην Ελλάδα δεν ξεπερνά το 45%. Δηλαδή, περισσότεροι από τους μισούς δυσκολεύονται να απαντήσουν σε βασικές ερωτήσεις για τόκους, πληθωρισμό ή διασπορά κινδύνου.Για τους μικρούς επιχειρηματίες, ο χρηματοοικονομικός αναλφαβητισμός μπορεί να έχει άμεσες επιπτώσεις στη λειτουργία της επιχείρησης. Ένας ιδιοκτήτης που δεν κατανοεί βασικές έννοιες (π.χ. επιτόκια δανείων, φορολογικές υποχρεώσεις ή Φ.Π.Α. ) ενδέχεται να λάβει λανθασμένες αποφάσεις ή να παραμελήσει κρίσιμες ενέργειες. Επιπλέον, πολλές μικρές επιχειρήσεις στην Ελλάδα δεν καταρτίζουν επίσημο επιχειρηματικό πλάνο ή προϋπολογισμό, λειτουργώντας περισσότερο εμπειρικά ή ακόμη χειρότερα διαισθητικά.Όταν ένας επιχειρηματίας δηλώνει ότι δεν προλαβαίνει να διαβάσει τα email του, συχνά πίσω από την επίκληση του χρόνου κρύβεται είτε μια δυσκολία κατανόησης της τεχνολογίας , είτε μια συνειδητή επιλογή να αποφύγει ένα μέσο στο οποίο δεν αισθάνεται άνετα. Οι συνέπειες αυτής της στάσης είναι πολλαπλές: από την απώλεια σημαντικών ειδοποιήσεων (π.χ. μια προθεσμία από το Taxisnet ή μια αίτηση πελάτη μέσω διαδικτύου που μένει αναπάντητη) έως την κακή εικόνα εξυπηρέτησης.Παράλληλα, η σχέση των μικρών επιχειρήσεων με τους λογιστές και το κράτος συχνά αντικατοπτρίζει αυτές τις ελλείψεις δεξιοτήτων. Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες και μικρές εταιρείες στην Ελλάδα αναθέτουν εξ ολοκλήρου σε εξωτερικούς λογιστές όχι μόνο τη φορολογική τους συμμόρφωση, αλλά και κάθε ψηφιακή συναλλαγή με το δημόσιο. Αυτό σημαίνει πρακτικά ότι ο επιχειρηματίας συχνά αντιμετωπίζει τον υπολογιστή και τα email του ως «περιττά», αφού πιστεύει , όχι πάντα λανθασμένα , πως ο λογιστής του θα τον ενημερώσει τηλεφωνικά για οτιδήποτε επείγον. Η πρακτική αυτή όμως φορτώνει όλο το βάρος στα λογιστικά γραφεία και ενέχει κινδύνους: εάν μια ειδοποίηση δεν μεταβιβαστεί εγκαίρως ή αν ο λογιστής δεν καταφέρει να επικοινωνήσει άμεσα, η επιχείρηση μπορεί να βρεθεί εκτεθειμένη (π.χ. να χάσει μια προθεσμία υποβολής δήλωσης ή πληρωμής).Επίσης, η απροθυμία χρήσης email συχνά συνοδεύεται από γενικότερη δυσκολία στην αξιοποίηση των νέων ψηφιακών εργαλείων διαχείρισης. Προσθέστε σε αυτό την εξάρτηση από εξωτερικούς λογιστές και θα καταλήξετε στον αέναο φαύλο κύκλο: η χαμηλή τεχνολογική ετοιμότητα οδηγεί σε μεγαλύτερη εξάρτηση από τρίτους για βασικές λειτουργίες, κάτι που τελικά μπορεί να αυξήσει το λειτουργικό κόστος και να μειώσει την ανταπόκριση της ίδιας της επιχείρησης. Ένας επιχειρηματίας χωρίς ψηφιακές δεξιότητες θα δυσκολευτεί να αξιοποιήσει εργαλεία όπως το e-banking, το ηλεκτρονικό εμπόριο ή ακόμη και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για μάρκετινγκ , όλα πλέον ζωτικά για την ανάπτυξη και την εξωστρέφεια. Να το πάμε κι ένα βήμα παρακάτω; Η ανθεκτικότητα αυτή του επιχειρηματία στην αλλαγή, θα αντικατοπτρίζεται συχνά κι σε άλλους τομείς, βλέπε συμμόρφωση με τους νόμους ,άρνηση χρήσης έξυπνων λογισμικών , οικειοποίηση χρηματοοικονομικών εργαλείων. Έτσι, η «έλλειψη χρόνου» να διαβάσει κανείς τα emails του μπορεί να στοιχίσει πολύτιμο χρόνο και χρήμα μακροπρόθεσμα, αν μεταφραστεί σε χαμένες ευκαιρίες συνεργασίας ή ενημέρωσης.Το πρόβλημα των επιχειρηματιών που δεν διαβάζουν τα email τους δεν είναι, κατά την προσωπική μου γνώμη , θέμα χρόνου. Είναι σύμπτωμα ενός ευρύτερου ελλείμματος δεξιοτήτων, το οποίο η ελληνική κοινωνία και οικονομία καλούνται να αντιμετωπίσουν. Ο τεχνολογικός και χρηματοοικονομικός αναλφαβητισμός κοστίζει: σε χρόνο, σε χρήμα, σε ευκαιρίες. Για τον ίδιο τον μικρό επιχειρηματία, η αλλαγή νοοτροπίας είναι ίσως το πιο κρίσιμο βήμα. Το να θεωρήσει το email, τον υπολογιστή ή τις λογιστικές έννοιες , όχι ως βάρος, αλλά ως εργαλεία που μπορούν να διευκολύνουν την ζωή του, απαιτεί εκπαίδευση και εξοικείωση. Κανείς δεν «γεννήθηκε» γνωρίζοντας πώς να χρησιμοποιεί υπολογιστικά φύλλα ή πώς να ερμηνεύει έναν ισολογισμό , όλα μαθαίνονται. Και όπως εύστοχα αναφέρει ο πρόεδρος του Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικού Αλφαβητισμού, κ. Νικόλαος Φίλιππας, «η επένδυση στη γνώση αυτή έχει πολλαπλασιαστικό όφελος: ένας πολίτης ή επιχειρηματίας που είναι ενημερωμένος και μορφωμένος ψηφιακά και οικονομικά, λαμβάνει καλύτερες αποφάσεις και συμβάλλει σε μια πιο δυναμική οικονομία».Εν κατακλείδι, το «δεν προλαβαίνω» μπορεί να μετατραπεί σε «διαβάζω, γιατί είναι προτεραιότητα μου». Ο ψηφιακός μετασχηματισμός και η δια βίου μάθηση δεν είναι πολυτέλειες , αλλά αναγκαιότητες για τη βιωσιμότητα των μικρών επιχειρήσεων , από τα νησιά του Αιγαίου μέχρι το κέντρο της Αθήνας. Οι διαθέσιμοι πόροι (ευρωπαϊκά προγράμματα, σεμινάρια, online μαθήματα) είναι περισσότεροι από ποτέ. Το στοίχημα είναι να αξιοποιηθούν, ώστε κανένας σύγχρονος επαγγελματίας να μην αισθάνεται ότι «χάνεται στη μετάφραση» του ψηφιακού ή χρηματοοικονομικού κόσμου. Κυρίαρχα όμως, είναι η κουλτούρα ότι θέλω να ενημερωθώ, θέλω να αλλάξω και δεν τα περιμένω όλα από τον «λογιστή». Το «έτσι είμαι εγώ κι ούτε μπορώ , ούτε και θέλω να αλλάξω» έκανε διάσημη μόνο την τραγουδίστρια Ηρώ. Διότι εν τέλει, ο χρόνος που θα επενδυθεί σήμερα στην απόκτηση δεξιοτήτων, αύριο θα επιστραφεί πολλαπλάσιος σε αποτελεσματικότητα, ανάπτυξη και προσωπική αυτοπεποίθηση. Να μου επιτρέψετε ένα προσωπικό σχόλιο ,η μέρα έχει 24 ώρες για όλους μας ,όλα είναι θέμα προτεραιοτήτων. Δεν μπορείς να καυχιέσαι ότι κάνεις cryptomining στο Καζακστάν , να αφιερώνεις χρόνο γιαstory στο instagram , αλλά να μην αφιερώνεις 5 λεπτά την ημέρα στο να διαβάζεις τα email σου , ειδικά αυτά που σου στέλνει ο λογιστής σου.Υ.Γ.Θέλω να ευχαριστήσω δημόσια τους συνεργάτες μου , που προσπαθούν καθημερινά να δίνουν τον καλύτερο τους εαυτό και αποτέλεσαν την αφορμή να γράψω το συγκεκριμένο άρθρο.*Πηγές: ΕΛΣΤΑΤ, Eurostat, ΟΟΣΑ, Ινστιτούτο Χρηματοοικονομικού Αλφαβητισμού, Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, Οικονομικός Ταχυδρόμος.*Για την σύνταξη και διόρθωση του παρόντος, έγινε χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης.*Ο Βασίλης Βογιατζής MSc , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.

Από το «έτσι κάνουν όλοι» στο «έτσι το κάναμε πάντα»

Στην Ελλάδα, η επιχείρηση είναι οικογενειακή υπόθεση. Δεν είναι απλώς μια δουλειά , είναι μια διάδοχη κατάσταση. Συχνά είναι και ιστορία. Ένα μαγαζί που άνοιξε ο παππούς, το κράτησε ο πατέρας, και τώρα έρχεται η νέα γενιά να το “εκσυγχρονίσει”. Εκεί είναι που αρχίζουν τα δύσκολα , διότι στις οικογενειακές επιχειρήσεις δεν περνάνε μόνο τα κλειδιά από τον ένα στον άλλο , περνάνε και οι αντιλήψεις. Όταν δε , αυτές έχουν χτιστεί πάνω σε λογικές τύπου «μην τα κάνεις όλα σωστά, γιατί δεν τα κάνει κανείς», τότε οι παθογένειες κληροδοτούνται στους επόμενους.Το «έτσι κάνουν όλοι» δεν είναι μόνο μια φράση αλλά και μια νοοτροπία, σχεδόν σαν άτυπη αρχή. Για να μην παρεξηγηθώ, δεν εκφράζεται πάντα με κακή πρόθεση. Συχνά, αυτός είναι ένας τρόπος να εκφράσει κάποιος «δεν έχεις τη δυνατότητα να το αλλάξεις, γι' αυτό αποδέξου το».Σε μικρές κοινωνίες, το να πας κόντρα στο ρεύμα έχει κόστος. Αν πεις σε έναν πελάτη ότι δεν μπορείς να μην κόψεις απόδειξη γιατί θέλεις να είσαι νόμιμος, μπορεί να σε κοιτάξει λες και του είπες κάτι παράλογο. Αν το κάνεις συνέχεια, μπορεί και να σταματήσει να έρχεται ,καθώς κάποιος άλλος είναι διατεθειμένος να μην εκδόσεις απόδειξη. Βέβαια , οι αντιλήψεις αλλάζουν , αλλά αλλάζουν πολύ αργά.Πολλοί νέοι που γυρνούν στον τόπο τους μετά τις σπουδές τους έχουν διάθεση να κάνουν τα πράγματα διαφορετικά. Να οργανώσουν καλύτερα, να δηλώσουν σωστά, να επενδύσουν σε διαφανείς διαδικασίες. Αλλά πέφτουν πάνω στην πραγματικότητα που έμεινε ίδια όσο αυτοί έλειπαν. Κι αυτή η πραγματικότητα λέει: «τόσα με απόδειξη ,τόσα χωρίς» , «έτσι δουλεύει η αγορά», «άσε τι λένε οι λογιστάδες» , «δεν μπορείς να επιβιώσεις αν τα χτυπάς όλα». Οπότε σιγά-σιγά, ο ενθουσιασμός μαλακώνει και ο κύριος στόχος γίνεται η προσαρμογή και όχι η αλλαγή.Ξέρετε οι επιχειρηματίες στην Ελλάδα ,είναι μικροί ήρωες. Το να επιβιώνουν μέσα σε τόση πολυνομία και γραφειοκρατία , με ένα κράτος σχεδόν εχθρικό , είναι άξιο θαυμασμού. Πραγματικά τους αξίζουν συγχαρητήρια. Αυτό όμως είναι τελείως διαφορετικά από το να θεωρούν ότι η εργαλειοποίηση των εσόδων είναι επιχειρηματική στρατηγική. Η αυταρέσκεια τους αυτή , τους κάνει μερικές φορές κοντόφθαλμούς και επιπόλαιους , καθώς δεν αντιλαμβάνονται το κόστος των πράξεων τους.Τρανό παράδειγμα ο Φ.Π.Α. Πολλοί επιχειρηματίες, κυρίως μικρομεσαίοι, πέφτουν στην παγίδα να χρησιμοποιούν τα ποσά του ΦΠΑ για τη χρηματοδότηση της καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησής τους. Δεν βάζουν τον Φ.Π.Α. στην άκρη αφενός , δεν εκδίδουν αποδείξεις ενώ κρατάνε ίδιες τις τιμές αφετέρου. Αν τους παρουσιάσεις επιχειρήματα ότι η προσέγγιση είναι λάθος , θα σου πουν ότι «δεν βγάινω αν τα χτυπάω όλα». Οι νεότεροι δίπλα τους πλάθονται καθ’ εικόνα και ομοίωση. Επιπρόσθετα όταν έρχονται τα πρόστιμα και οι έλεγχοι , θεωρούν ότι το κράτος θέλει να τους τιμωρήσει.Άλλο παράδειγμα οι καινοτομίες όταν αναλαμβάνουν οι νεότεροι. Ας πούμε ότι έχεις ένα μικρό ξενοδοχείοστην Κω. Οι γονείς σου το έστησανστα 90ς,  που όλα γίνονταν “με το χέρι”. Πολλοί πελάτες έκλειναν με τηλεφώνημα και προκαταβολή με μετρητά. Οι αποδείξεις ελάχιστες, οι φορολογικοί έλεγχοι ανύπαρκτοι. Τώρα επιστρέφεις εσύ, με πτυχίο στον τουρισμό και διάθεση να τα βάλεις όλα σε τάξη.Βάζεις online σύστημα κρατήσεων και θες να τα δηλώνεις όλα. Και τότε αρχίζουν τα σχόλια: «Έτσι δουλεύεις; Θα πας άκλαφτος». «Εμείς τα μισά δηλώνουμε και πάλι δεν βγαίνουμε». «Τι το παίζεις; Πολυεθνική;»Ξέρετε η πίεση δεν είναι μόνο οικονομική , είναι και κοινωνική. Πάντα θα βρεθεί κάποιος να σου πει ότι είσαι τρελός ή ότι χαλάς την πιάτσα. Και αν είσαι μόνος σου, το να αντέξεις είναι δύσκολο. Στα μικρά μέρη οι αντιλήψεις περνάνε σαν απόλυτες αλήθειες. Και κάπου εκεί μπαίνει το “τοξικό” στοιχείο: το παιδί που μεγάλωσε μέσα στην επιχείρηση δεν μαθαίνει απλώς τι σημαίνει δουλειά. Μαθαίνει και πώς γίνεται η δουλειά. Μαθαίνει να στρογγυλεύει τις γωνίες, να μην λέει πάντα τα πάντα, να θεωρεί ότι το κράτος είναι απέναντι. Όλα αυτά δεν του τα μαθαίνει κανείς εν τοις πράγμασι , τα βλέπει ,τα ζει, τα μεταβολίζει.Συνειδητοποιούμε ότι η φορολογική συνείδηση δεν διαμορφώνεται σε κάποιο μάθημα όπως θα έπρεπε, αλλά στον χώρο πίσω από τον πάγκο ή στο γραφείο με τις ντουλάπες γεμάτες τιμολόγια , με τους «γκρινιάρηδες» λογιστές και το «κακό» κράτος.Αν αυτό που βλέπεις από μικρός είναι «στο περίπου» , τότε και ως ενήλικας «στο περίπου» θα κινηθείς.Φταίει και το κράτος; Φυσικά. Δεν βοηθά καθόλου το γεγονός ότι για δεκαετίες, η σχέση του μικρού επιχειρηματία με το κράτος ήταν στην καλύτερη , ουδέτερη , στη χειρότερη, εχθρική. Εμφανιζόταν ο ελεγκτής μια φορά στα πέντε χρόνια, έριχνε ένα πρόστιμο και εξαφανιζόταν. Κανείς δεν ερχόταν να εξηγήσει, να υποστηρίξει, να στηρίξει πραγματικά όσους ήθελαν να λειτουργήσουν σωστά.Οπότε ο επιχειρηματίας έμαθε να κρύβεται ,να παίζει άμυνα και κυρίως να ενεργεί με έντονο το στοιχείο της παραβατικότητας. Ο τυπικός επιχειρηματίας παραδειγματιζόταν από αυτόν που φοροαπέφευγε και γινόταν ίδιος του. Προφανώς και η φορολογία και τα πρόστιμα είναι εξοντωτικά , προφανώς και οι φόροι είναι μην ανταποδοτικοί. Αλλά σε αυτό το πλαίσιο καλούμαστε να επιχειρήσουμε. Να αλλάξουμε το πλαίσιο; Να το αλλάξουμε. Αλλά αυτό είναι μια άλλη τεράστια κουβέντα.Βέβαια υπάρχουν κι αυτοί που το προσπαθούν. Παρά τις δυσκολίες, υπάρχουν αρκετοί , κυρίως νεότεροι που επιμένουν να δηλώνουν τα πάντα, να έχουν καθαρές διαδικασίες, να εκπαιδεύουν και τους πελάτες τους σταδιακά. Δεν είναι εύκολο και φυσικά δεν έχουν πάντα στήριξη ούτε από την οικογένεια, ούτε από την αγορά.Αλλά είναι αυτοί που σπάνε τον κύκλο και με τον καιρό, κάνουν κι άλλους να τους ακολουθούν. Όχι «γιατί το λέει ο νόμος» , αλλά γιατί βλέπουν ότι μπορεί να γίνει και διαφορετικά. Αν περιμένουμε να αλλάξει η κουλτούρα μόνο με νόμους, δεν θα αλλάξει τίποτα. Οι αλλαγές ξεκινούν από μέσα μας. Από τη στιγμή που ο πατέρας πει «κάνε το όπως νομίζεις, κι ας είναι αλλιώς απ’ ό,τι έκανα εγώ» , από τη στιγμή που ο νέος νιώσει ότι μπορεί να φέρει κάτι καινούργιο, χωρίς να προσπαθεί να ακυρώσει το παλιό. Από την στιγμή που το κράτος θα είναι αρωγός της επιχειρηματικότητας και όχι εχθρός της , από τη στιγμή που το κράτος πάψει να εμφανίζεται μόνο σαν φόβητρο και αρχίσει να λειτουργεί και λίγο σαν σύμμαχος.Μπορεί λοιπόν να σπάσει αυτός ο φαύλος κύκλος;Το «έτσι κάνουν όλοι» δεν είναι κάποιος φυσικός νόμος , όπως η βαρύτητα. Είναι βολική συνήθεια και κάθε συνήθεια, όσο ισχυρή κι αν φαίνεται, μπορεί να αλλάξει. Αρκεί κάποιος να τολμήσει πρώτος ,να δοκιμάσει να λειτουργήσει αλλιώς, να κάνει την αρχή χωρίς να περιμένει να τον ακολουθήσουν όλοι.Μπορεί να είναι δύσκολο στην αρχή , μπορεί να του πουν ότι δεν βγαίνει , αλλά κάπως έτσι αλλάζουν τα πράγματα.Ένα βήμα την φορά.*Για την σύνταξη και διόρθωση του παρόντος, έγινε χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης.*Ο Βασίλης Βογιατζής MSc , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.

ΤΙ ΤΟ ΘΕΣ ΤΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ, ΕΙΝΑΙ ΣΤΟ MYDATA!

Μια συχνή παρανόηση των επιχειρηματιών είναι ότι μπορούν να καταχωρίσουν μια δαπάνη στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης μόνο βλέποντας το τιμολόγιο στη ψηφιακή πλατφόρμα myDATA, ακόμα κι αν δεν έχουν στα χέρια τους το φυσικό ή ηλεκτρονικό αντίγραφο του παραστατικού. Η σύντομη απάντηση είναι “ΠΡΟΦΑΝΩΣ , ΟΧΙ”. Σε αυτό το άρθρο θα εξηγήσουμε αναλυτικά το γιατί, τι ακριβώς είναι το myDATA και ποιος ο ρόλος του, καθώς και ποιες είναι οι συνέπειες μιας λανθασμένης καταχώρισης , ενώ θα δώσουμε συμβουλές για το πώς μπορούν οι επαγγελματίες να τηρούν με ασφάλεια τα βιβλία τους.Το myDATA εφαρμόστηκε πιλοτικά το 2020 και πλέον είναι υποχρεωτικό σύστημα ηλεκτρονικής διαβίβασης παραστατικών για όλες τις επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Μέσω του myDATA, κάθε επιχείρηση διαβιβάζει ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ τα δεδομένα των τιμολογίων και αποδείξεων που εκδίδει (έσοδα) και λαμβάνει (έξοδα). Αυτά τα δεδομένα συγκεντρώνονται σε μια βάση δεδομένων που αντιστοιχεί στα ηλεκτρονικά βιβλία της κάθε εταιρείας . Ο στόχος είναι οι ψηφιακές αυτές καταγραφές να αποτελούν τον “μόνο αληθινό φορολογικό βιβλίο” της επιχείρησης, ώστε η ΑΑΔΕ να μπορεί να προσυμπληρώνει δηλώσεις ΦΠΑ & Εισοδήματος και να διασταυρώνει έσοδα-έξοδα αποτελεσματικά. Συνοπτικά, λοιπόν, το myDATA δεν είναι ένα πρόγραμμα λογιστικής της επιχείρησης, αλλά μια πλατφόρμα όπου αναφέρονται υποχρεωτικά τα συνοπτικά στοιχεία των παραστατικών. Το κρίσιμο σημείο είναι ότι το myDATA δεν αντικαθιστά τα φυσικά ή ηλεκτρονικά παραστατικά – απλώς τα συνοψίζει σε μια βάση δεδομένων. Η ευθύνη της επιχείρησης δεν σταματά στην διαβίβαση: πρέπει να συμφωνούν τα ηλεκτρονικά βιβλία με τα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης . Με άλλα λόγια, η επιχείρηση και ο λογιστής της οφείλουν να αντιστιχοίζουν τα δεδομένα του myDATA με τις δικές τους εγγραφές και να διασφαλίζουν ότι δεν υπάρχουν αποκλίσεις.Γιατί δεν είναι σωστό να καταχωρίζουμε δαπάνες χωρίς παραστατικό;1.Δεν το προβλέπει ο Κώδικας Φορολογίας εισοδήματος (ΚΦΕ) Ν. 4172/2013 στο άρθρο 22 & στο άρθρο 23 Εκπιπτόμενες & Μη Εκπιτπόμενες επιχειρηματικές δαπάνες καθώς αναφέρει ότι η εκπεσιμότητα μιας δαπάνης από τα ακαθάριστα έσοδα, πρέπει να αποδεικνύεται από τα νόμιμα δικαιολογητικά.2.Δεν το προβλέπουν τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ) – Ν. 4308/2014 , δηλαδή η νομοθεσία που διέπει την λογιστική τήρηση των βιβλίων μιας επιχείρησης στο άρθρο 3 και στο άρθρο 5. Συγκεκριμένα , η επιχείρηση πρέπει να κρατάει αρχείο για κάθε συναλλαγή και γεγονός που συμβαίνει κατά την περίοδο αναφοράς , ενώ καμία συναλλαγή δεν μπορεί να καταχωριστεί στα λογιστικά βιβλία χωρίς τεκμηρίωση μέσω κατάλληλων εγγράφων (τιμολόγια, αποδείξεις, συμβάσεις κ.λπ.).3. Δεν το προβλέπει ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας (ΚΦΔ) – Ν.5104/2024 , όπου αναφέρει ότι η Φορολογική Διοίκηση έχει το δικαίωμα να ζητήσει αντίγραφα αυτών των αρχείων και παραστατικών για φορολογικούς ελέγχους (άρθρα 13 ,14, 29)4. Δεν το προβλέπει η Απόφαση 1138/2020 myDATA , όπου γίνεται έμμεση αναφορά στην υποχρέωση για σωστή και πλήρη τεκμηρίωση των συναλλαγών μέσω των παραστατικών και αν όχι προβλέπει υποχρεώση διαβίβασης των αποκλίσεων.5. Δεν το προβλέπει η αρχή του δεδουλευμένου , σύμφωνα με την οποία οι επιπτώσεις των συναλλαγών μίας οικονομικής μονάδας, καταχωρίζονται και συμπεριλαμβάνονται στις οικονομικές καταστάσεις της «όταν προκύπτουν και όχι όταν διακανονίζονται ταμειακά». Μια διαβίβαση ενός ασφαλιστηρίου συμβολαίου στο mydata (πχ 1000 ευρώ) που αφορά σε περίοδο ασφάλισης που ξεκινά μέσα στο έτος και ολοκληρώνεται στο επόμενο , πρέπει να «σπάσει» σε δύο έτη , άρα πρέπει να υπάρχει το παραστατικό για να γίνουν οι απαραίτητες εγγραφές προσαρμογής.6. Δεν το προβλέπει η λογική , αφού πάντα υπάρχει ο κίνδυνος της λάθους διαβίβασης από τον εκδότη. Δεν γίνεται να εφαρμόζεται η λογιστική επιστήμη με την παραδοχή ότι ο εκδότης θα είναι πάντα σωστός. Το συνηθέστερο λάθος είναι να διαβιβάζεται λανθασμένη καθαρή αξία σε σχέση με αυτήν που αναγράφεται στο τιμολόγιο.7. Υπάρχει η νομική διάσταση του ζητήματος , που αφορά σε διαμάχες περί πληρωμής ενός τιμολογίου , μη παραλαβής εμπορευμάτων κτλ.Δείτε το και πρακτικά: πώς θα ξέρετε τι ακριβώς χρεωθήκατε, τι ακριβώς παραλάβατε , ποια προϊόντα ή υπηρεσίες αφορούσε, ποιος ο ΦΠΑ, αν δεν έχετε μπροστά σας το παραστατικό; Ακόμα, πώς θα αποδείξετε σε έναν ελεγκτή ότι η δαπάνη είναι πραγματική; Το myDATA δείχνει κάποια βασικά στοιχεία (αξία, ΑΦΜ εκδότη, ίσως περιγραφή), όμως το αναλυτικό παραστατικό περιέχει όλες τις λεπτομέρειες και αποτελεί το νόμιμο έγγραφο.Επίσης, πρέπει να θυμόμαστε ότι η έκδοση του τιμολογίου στον εκδότη δεν σημαίνει αυτόματα ότι έχει παραδοθεί στον λήπτη. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ο προμηθευτής μπορεί να «ανέβασε» το παραστατικό στο myDATA αλλά να μην το έστειλε ποτέ στον πελάτη (π.χ. το έστειλε σε λάθος email ή καθυστέρησε). Μέχρι ο πελάτης να το παραλάβει επίσημα, δεν έχει στα χέρια του νόμιμο δικαιολογητικό για καταχώρισηΚίνδυνοι και συνέπειες σε περίπτωση φορολογικού ελέγχουΗ καταχώριση δαπανών χωρίς τα αντίστοιχα παραστατικά είναι εξαιρετικά επικίνδυνη. Σε έναν φορολογικό έλεγχο, ο ελεγκτής θα ζητήσει να δει τα φυσικά ή ηλεκτρονικά αντίγραφα όλων των παραστατικών που έχετε καταχωρίσει ως έξοδα. Αν εσείς έχετε εγγράψει στα βιβλία μια δαπάνη χωρίς να έχετε το τιμολόγιο να την στηρίζει, τότε μπορεί να συμβούν τα εξής:1.Μη αναγνώριση της δαπάνης: Ο έλεγχος δεν θα αποδεχτεί τη δαπάνη για φορολογικούς σκοπούς. Αυτό σημαίνει ότι θα αφαιρεθεί από τα έξοδά σας κατά τον έλεγχο, με αποτέλεσμα να αυξηθούν τα φορολογητέα κέρδη σας (άρα και ο φόρος εισοδήματος που θα κληθείτε να πληρώσετε αναδρομικά).2. Απώλεια δικαιώματος έκπτωσης ΦΠΑ: Εάν έχετε εκπέσει (συμψηφίσει) ΦΠΑ για την εν λόγω δαπάνη, θα σας ζητηθεί να επιστρέψετε τον ΦΠΑ αυτόν, αφού θεωρείται ότι δεν είχατε νόμιμο δικαίωμα έκπτωσης χωρίς παραστατικό. Μάλιστα, από το 2024 έχει θεσπιστεί ρητά ότι δεν επιτρέπεται έκπτωση φόρου εισροών (ΦΠΑ) σε τιμολόγια που δεν έχουν διαβιβαστεί στο myDATA – πόσο μάλλον αν δεν υπάρχουν καν στο αρχείο σας.3. Πρόστιμα και κυρώσεις: Η μη κατοχή και διαφύλαξη των απαιτούμενων παραστατικών ισοδυναμεί με μη τήρηση σωστών λογιστικών αρχείων. Η νομοθεσία προβλέπει τσουχτερά πρόστιμα για τέτοιες παραβάσεις. 4.Υποψία εικονικών συναλλαγών: Όταν εμφανίζονται στα βιβλία δαπάνες χωρίς παραστατικά, υπάρχει ο κίνδυνος ότι ίσως πρόκειται για εικονικές δαπάνες . Ήδη η ΑΑΔΕ έχει δηλώσει ότι θέλει να βάλει τέλος στις δαπάνες χωρίς πραγματικό αντίκρισμα που χρησιμοποιούνταν για τεχνητή μείωση κερδών . Από το 2025 ουσιαστικά καμία τέτοια δαπάνη δεν θα γίνεται δεκτή, καθώς τα δηλωμένα έξοδα θα πρέπει να ταυτίζονται πλήρως με ό,τι έχει διαβιβαστεί ηλεκτρονικά. Σε αυτό το πλαίσιο, μια δαπάνη στο myDATA που δεν συνοδεύεται από πραγματικό τιμολόγιο στα χέρια σας, ενδέχεται να εκληφθεί ως “εικονική” και να μην αναγνωριστεί.Συνολικά, σε περίπτωση ελέγχου, η επιχείρηση φέρει το βάρος της απόδειξης ότι κάθε εγγραφή στα βιβλία της είναι αληθινή και νόμιμη. Χωρίς το παραστατικό, αυτό είναι σχεδόν αδύνατον να αποδειχθεί.Ποια είναι η ορθή διαδικασία καταχώρισης εσόδων και εξόδων1.Λήψη και έλεγχος παραστατικού: Για κάθε έξοδο της επιχείρησης, φροντίζουμε πρώτα να λάβουμε το παραστατικό από τον εκδότη. Αυτό μπορεί να σημαίνει να παραλάβουμε το χαρτί, ένα PDF μέσω email, ή να το κατεβάσουμε από κάποια πλατφόρμα τιμολόγησης. Μόλις το παραλάβουμε, ελέγχουμε ότι τα στοιχεία του (ποσά, ΦΠΑ, ημερομηνίες, ΑΦΜ κλπ) είναι σωστά.2.Διαβίβαση στο myDATA (αν είμαστε εκδότες) ή αναμονή ενημέρωσης (αν είμαστε λήπτες): Αν εμείς εκδίδουμε το παραστατικό (έσοδο), το διαβιβάζουμε άμεσα στο myDATA όπως ορίζει ο νόμος. Αν λαμβάνουμε το παραστατικό (έξοδο), κατά κανόνα ο προμηθευτής μας θα το ανεβάσει στο myDATA. Συνήθως, μέσα σε λίγο χρόνο θα εμφανιστεί και στο δικό μας βιβλίο myDATA ως παραστατικό λήψης. (Σε περίπτωση που δεν εμφανιστεί, υπάρχει διαδικασία αναφοράς απόκλισης – ο λήπτης μπορεί να ενημερώσει μέσω της πλατφόρμας ότι ο εκδότης δεν διαβίβασε το στοιχείο).3.Καταχώριση στα λογιστικά βιβλία: Μόλις έχουμε και το παραστατικό στα χέρια μας και επιβεβαιωθεί ότι η συναλλαγή υπάρχει στο myDATA, τότε προχωράμε στην καταχώριση. Ο λογιστής θα καταχωρίσει την δαπάνη στα βιβλία (στο κατάλληλο λογαριασμό εξόδων, με τον σωστό ποσό, ΦΠΑ, κ.λπ.) και θα συσχετίσει την εγγραφή αυτή με το παραστατικό. Στα σύγχρονα λογιστικά προγράμματα, μάλιστα, μπορεί να γίνεται αυτόματη συσχέτιση μέσω του Μοναδικού Αριθμού Καταχώρισης (ΜΑΡΚ) που παρέχει το myDATA για κάθε παραστατικό. Έτσι, εξασφαλίζεται ότι η συγκεκριμένη εγγραφή αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο ηλεκτρονικά δηλωμένο παραστατικό.4.Διαφύλαξη του παραστατικού και backup: Αφού καταχωριστεί το παραστατικό (σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή) πρέπει να αρχειοθετηθεί σωστά. Η νομοθεσία απαιτεί να διατηρείτε όλα τα φορολογικά στοιχεία για τουλάχιστον πέντε (5) έτη από το τέλος της χρήσης που αφορούν (σε κάποιες περιπτώσεις και περισσότερο). Φροντίστε λοιπόν να φυλάσσετε τα παραστατικά σας ταξινομημένα, ή να τα αποθηκεύετε ηλεκτρονικά σε ασφαλές μέρος, έτσι ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμα σε περίπτωση ελέγχου. Ένα ηλεκτρονικό αρχείο παράλληλα με το φυσικό μπορεί να σας σώσει από πολλούς μπελάδες.Με την παραπάνω διαδικασία, διασφαλίζεται ότι κάθε έσοδο ή έξοδο είναι νόμιμα καταχωρημένο: υπάρχει στο myDATA και υποστηρίζεται από το αντίστοιχο έγγραφο. Αυτό άλλωστε θα είναι και το ζητούμενο σε κάθε διασταύρωση: ήδη από το τέλος του 2024 έχουμε προ συμπληρωμένες δηλώσεις ΦΠΑ με μηδενική απόκλιση. Ουσιαστικά, λοιπόν, ο μόνος ασφαλής δρόμος είναι “ό,τι δεν έχει παραστατικό, δεν «μπαίνει» στα βιβλία”.Το myDATA έχει φέρει επανάσταση στη φορολογική συμμόρφωση, καθιστώντας διαφανείς τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και επιτρέποντας στην ΑΑΔΕ να βλέπει σχεδόν σε πραγματικό χρόνο τα βιβλία όλων. Αυτό, όμως, δεν σημαίνει ότι καταργεί την ανάγκη για σωστή τήρηση των αρχείων από πλευράς της επιχείρησης. Καμία καταχώριση δεν πρέπει να γίνεται “στα τυφλά”, χωρίς την υποστήριξη του αντίστοιχου παραστατικού. Η εμφάνιση ενός παραστατικού στο myDATA είναι απαραίτητη προϋπόθεση για να αναγνωριστεί η δαπάνη, αλλά όχι ικανή από μόνη της. Οι επαγγελματίες και οι επιχειρηματίες οφείλουν να κατανοήσουν ότι το myDATA είναι σύμμαχος και όχι υποκατάστατο των παραστατικών. Χρησιμοποιήστε το για να διασταυρώνετε στοιχεία, για να αποφύγετε λάθη και παραλείψεις, αλλά τηρείτε ευλαβικά τα βιβλία σας με βάση τους παραδοσιακούς κανόνες: κάθε έσοδο και έξοδο να υποστηρίζεται από το νόμιμο παραστατικό του. Έτσι, αν ποτέ βρεθείτε υπό έλεγχο, θα είστε σε θέση να παρουσιάσετε πλήρη φάκελο και να μην έχετε κανένα φόβο. Στο σύγχρονο επιχειρείν, η διαφάνεια και η ορθή λογιστική εικόνα δεν είναι μόνο θέμα νομιμότητας, αλλά και επαγγελματικής αξιοπιστίας. Υ.Γ. Θέλω να ευχαριστήσω τον εξαιρετικό συνάδελφο κ. Δημήτρη Χουλιάρα που μου επέτρεψε να ενσωματώσω ένα τμήμα της μελέτης που συνέταξε περί των κινδύνων από την καταχώριση δαπανών από το myData , άνευ παραστατικού. Το ότι χρονικά καταπιαστήκαμε με το ίδιο ζήτημα , θεωρώ ότι δείχνει και την ανησυχία των συναδέλφων γύρω από το ζήτημα.*Για την σύνταξη και διόρθωση του παρόντος, έγινε χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης.Πηγές: Νομοθεσία & εγκύκλιοι ΑΑΔΕ, Taxheaven , Δημήτρης Χουλιάρας MSc*Ο Βασίλης Βογιατζής MSc , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.

Ο Ελέφαντας στο δωμάτιο...

Ως λογιστής , γνωρίζω από πρώτο χέρι πόσο δύσκολο είναι να ισορροπήσει κανείς μεταξύ της νομοθεσίας και της καθημερινότητας των επιχειρήσεων. Η κάρτα εργασίας είναι ένα θετικό εργαλείο συμμόρφωσης , κανείς δεν διαφωνεί με την ανάγκη διαφάνειας και ορθής καταγραφής της εργασίας. Όμως, όταν εφαρμόζεται με τον ίδιο τρόπο σε όλες τις περιοχές και όλους τους κλάδους, χωρίς να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες της εποχικότητας, τότε γεννιούνται προβλήματα.Στο Νότιο Αιγαίο, ο τουρισμός κυριαρχεί. Οι ρυθμοί είναι έντονοι, τα ωράρια αλλάζουν συνεχώς και οι απαιτήσεις είναι μεγάλες. Επιχειρήσεις και εργαζόμενοι λειτουργούν υπό πίεση, προσπαθώντας να ανταπεξέλθουν στην απαιτητική σεζόν. Σε αυτό το πλαίσιο, η εφαρμογή της κάρτας εργασίας γίνεται μια δύσκολη εξίσωση.Έχω συνομιλήσει με πολλούς πελάτες μου – ξενοδόχους, εστιάτορες, επαγγελματίες της πρώτης γραμμής. Στην συντριπτική τους πλειοψηφία , δεν είναι αντίθετοι στη διαφάνεια, αλλά νιώθουν ότι καλούνται να εφαρμόσουν ένα μέτρο χωρίς να έχουν την ενημέρωση και την στήριξη που χρειάζονται. Από την άλλη πλευρά, εργαζόμενοι νιώθουν ότι παγιδεύονται ανάμεσα στο τυπικό και το πραγματικό: η κάρτα λέει 8 ώρες, η ανάγκη εκατέρωθεν , πολλές φορές παραπάνω. Κινούμαστε όλοι , λογιστές , εργοδότες και εργαζόμενοι , σε αχαρτογράφητα νερά. Προφανώς υπάρχει η εμπειρία από την εφαρμογή τη κάρτας εργασίας σε άλλους κλάδους , αλλά ο τουρισμός είναι ένα άλλο οικοσύστημα.Η λύση δεν είναι ούτε να παραβλέπουμε τον νόμο, ούτε να τιμωρούμε τυφλά την μη συμμόρφωση. Η λύση είναι να μιλήσουμε ανοιχτά: να δούμε που δεν λειτουργεί ορθά το σύστημα και να το διορθώσουμε με βάση την πράξη, όχι μόνο τη θεωρία. Ο νόμος δεν προβλέπει σε καμία περίπτωση 7ήμερη απασχόληση εργαζόμενου , τι γίνεται όμως στην πραγματικότητα;Οι ελεγκτικοί μηχανισμοί χρειάζονται ενίσχυση – και ποιοτική, και ποσοτική. Χρειάζονται παρουσία στα νησιά, κατανόηση της εποχικότητας, αλλά και σταθερά κριτήρια. Όχι έλεγχοι μόνο για τις εντυπώσεις και τα νούμερα , ούτε ανοχή σε παραβατικές συμπεριφορές.Φυσικά , υπάρχει και ο ρόλος του λογιστή. Καλούμαστε (κακώς) να ερμηνεύσουμε, να εφαρμόσουμε, να συμβουλέψουμε, πολλές φορές χωρίς σαφή εργαλεία ή οδηγίες. Η κάρτα εργασίας είναι μια τεχνολογική πρόκληση, αλλά και μια ανθρώπινη ευθύνη – κι αυτό δεν πρέπει να το ξεχνά κανείς. Προσωπικά πιστεύω πως η κάρτα μπορεί να λειτουργήσει σωστά, αν ενταχθεί σε ένα ρεαλιστικό πλαίσιο. Αυτό σημαίνει: - Να θεσμοθετηθούν ειδικές νόμιμες προβλέψεις για τις εποχικές επιχειρήσεις. - Να προβλέπονται λειτουργικά περιθώρια ευελιξίας. - Να δοθεί χρόνος και καθοδήγηση στις επιχειρήσεις , εν τοις πράγμασι , όχι για τους τύπους. - Να υπάρξει διάλογος – αληθινός, όχι προσχηματικός – με όσους σηκώνουν το βάρος της εφαρμογής.Η πολιτική ορθότητα δεν σημαίνει να λέμε ό,τι ακούγεται ωραίο. Σημαίνει να σεβόμαστε την πραγματικότητα και να προσπαθούμε να τη βελτιώσουμε με ισορροπία και δικαιοσύνη. Αν θέλουμε να προστατεύσουμε πραγματικά την εργασία, οφείλουμε να χτίσουμε γέφυρες, όχι να υψώνουμε εμπόδια. Η κάρτα εργασίας μπορεί να γίνει εργαλείο προόδου, αρκεί να μην την αφήσουμε να μετατραπεί σε εμπόδιο. Και αυτό, εξαρτάται από όλους μας – πολιτεία, επιχειρήσεις, εργαζόμενους και επαγγελματίες του χώρου.Δεν μπορούμε να αγνοήσουμε το γεγονός ότι η τουριστική περίοδος στα νησιά είναι ιδιόμορφη. Οι επιχειρήσεις καλούνται να λειτουργήσουν σε ένα έντονα ανταγωνιστικό περιβάλλον, με μεγάλο κόστος και περιορισμένο ανθρώπινο δυναμικό. Συχνά είναι δύσκολο να βρεθούν εργαζόμενοι πρόθυμοι να εργαστούν υπό τις συνθήκες αυτές και αυτό δημιουργεί μια αλυσίδα προβλημάτων που επηρεάζει τόσο τη σωστή τήρηση των ωραρίων όσο και τη γενικότερη εργασιακή ισορροπία. Σε προηγούμενο άρθρο άλλωστε ,αναφέραμε τις αιτίες που είναι δύσκολη η ανεύρεση προσωπικού στον τουριστικό κλάδο.Η πολιτεία, στην προσπάθειά της να εφαρμόσει οριζόντια μέτρα, οφείλει να λάβει υπόψη τη γεωγραφία, την εποχικότητα και τις τοπικές ιδιαιτερότητες. Δεν είναι το ίδιο μια επιχείρηση στην Αθήνα και μια οικογενειακή μονάδα στην Κάλυμνο, την Κω ή τη Σαντορίνη. Το ζητούμενο είναι να υπάρχουν κανόνες που σέβονται τους εργαζόμενους αλλά και που μπορούν να εφαρμοστούν με συνέπεια, χωρίς να εξοντώνουν τις επιχειρήσεις που παλεύουν να σταθούν όρθιες.Παράλληλα, οι ίδιοι οι εργαζόμενοι χρειάζονται ενίσχυση: στήριξη, πληροφόρηση, υγιή εργασιακά περιβάλλοντα εργασίας . Η προστασία δεν έρχεται μόνο με νόμους αλλά με κουλτούρα εμπιστοσύνης και δίκαιης μεταχείρισης. Όταν καταστρατηγείται η εργατική νομοθεσία , τότε δεν υπάρχει πραγματική ισορροπία στον χώρο εργασίας. Ομοίως , όταν ο εργαζόμενος θέλει να εργαστεί περισσότερο γιατί έχει ανάγκες , πρέπει να βρεθεί μια φόρμουλα.Η εκπαίδευση και η ενημέρωση πρέπει να είναι κεντρικά στοιχεία του διαλόγου. Η εφαρμογή ενός εργαλείου όπως η κάρτα εργασίας δεν μπορεί να είναι απλώς υπόθεση τεχνικών οδηγιών και προστίμων. Δεν γίνεται να συζητάμε μόνο για το πως θα «χτυπάμε» την κάρτα και τι πρόστιμα έχει η κάθε περίπτωση. Χρειάζεται επεξήγηση , υποστήριξη και μια μακροπρόθεσμη στρατηγική που να στοχεύει στην ενσωμάτωση της νομιμότητας στην κουλτούρα, όχι στον φόβο του ελέγχου. Όταν ο διάλογος είναι ειλικρινής και όλοι οι εμπλεκόμενοι αισθάνονται ότι ακούγονται, τότε μπορούν να προκύψουν λύσεις που λειτουργούν στην πράξη. Είναι πολύ σημαντικό να επισημάνουμε ότι η κάρτα εργασίας δεν είναι πρόβλημα , η σύλληψη σαν ιδέα κινείται στην σωστή κατεύθυνση. Το πρόβλημα ξεκινά όταν η εφαρμογή της γίνεται χωρίς προσαρμογή, χωρίς διάλογο και χωρίς υποδομές. Είναι κρίσιμο να δουλέψουμε όλοι μαζί για να την κάνουμε εργαλείο εξισορρόπησης και όχι εστία αμφισβήτησης ή τριβής. Η πολιτεία οφείλει να δει τις ιδιαιτερότητες των νησιών , οι επιχειρηματίες και οι εργαζόμενοι μέσω των οργάνων τους , επίσης. Οι επιχειρήσεις να σεβαστούν τη νομοθεσία και τους ανθρώπους που στηρίζουν τη λειτουργία τους. Οι εργαζόμενοι να διεκδικούν δίκαια και τεκμηριωμένα. Το 2025 είναι έτος πρώτης εφαρμογής της κάρτας στον τουρισμό. Το να γίνουν κατά την φετινή περίοδο εκατοντάδες έλεγχοι και να επιβληθούν μερικά εκατομμύρια σε πρόστιμα , κατά την ταπεινή μου άποψη δεν είναι πολιτικά ορθό αλλά πολιτικά βολικό. Οι ελεγκτικοί μηχανισμοί έκαναν σωστά την δουλειά τους και οι κακοί επιχειρηματίες πλήρωσαν την λυπητερή , σωστά; Δεν λύνεις το πρόβλημα παίρνοντας παυσίπονα , καταπολεμάς απλά το σύμπτωμα. Στο τέλος της ημέρας πρέπει να δεις γιατί πονάς. Δεν είναι όλοι οι εργοδότες κακοί , ούτε όλοι οι εργαζόμενοι αδικημένοι. Πρέπει να είναι ξεκάθαρο σε όλους , ότι η παραβατικότητα δεν μπορεί να γίνει ανεκτή. Η κάρτα εργασίας ήρθε για να μείνει και η αγορά θα βρει νέους τρόπους να ρυθμιστεί. Το ζήτημα είναι να γίνει σε ένα υγιές , νόμιμο και ρεαλιστικό πλαίσιο. Οψόμεθα.*Για την σύνταξη και διόρθωση του παρόντος, έγινε χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης.*Ο Βασίλης Βογιατζής MSc , είναι Λογιστής – Φοροτεχνικός Α’ Τάξης , ιδρυτής της Λογιστικής εταιρείας VoyiatzisGroup , με έδρα την Κω.